Kosten und Aufwand für die Datenschutzerklärung planen
Wer eine Website, einen Online-Shop oder ein Kontaktformular betreibt, braucht eine Datenschutzerklärung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass Sie Besucherinnen und Besucher darüber informieren, welche personenbezogenen Daten Sie erheben, speichern und verarbeiten. Fehlt diese Erklärung, drohen Abmahnungen und Bußgelder.
Mit realistischer Planung ist die Erstellung weder teuer noch aufwendig. Ein Generator kostet eine überschaubare Einmalzahlung. Die Erstellung dauert je nach Umfang Ihrer Website zwischen wenigen Minuten und einigen Stunden.
Was die Erstellung kostet
Der einfachste Weg ist ein Online-Generator. Er stellt die Datenschutzerklärung automatisch aus Ihren Angaben zusammen. Ein bekannter Anbieter verlangt für die Premium-Version eine einmalige Zahlung von 99,90 Euro netto. Dafür erhalten Sie eine unbegrenzt nutzbare Datenschutzerklärung und ein Jahr lang Zugriff auf alle Aktualisierungen. Es fallen keine laufenden Kosten oder Abo-Gebühren an. Für Privatpersonen und Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 5.000 Euro stellt derselbe Anbieter eine kostenlose Version bereit.
Beachten Sie: Der Preis von 99,90 Euro ist ein Nettobetrag. Je nachdem, ob Sie als Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, kommt die Umsatzsteuer hinzu. Für Privatpersonen ohne geschäftlichen Hintergrund reicht die kostenlose Variante meist aus.
Deutlich teurer wird es, wenn Sie einen Anwalt oder externen Datenschutzbeauftragten mit der Erstellung beauftragen. Deren Honorare liegen in der Regel deutlich über dem Preis eines Generators. Sie rechnen nach Zeitaufwand oder nach einem Pauschalpreis ab, der sich an der Komplexität Ihrer Website orientiert. Für einen einfachen Blog mit Kontaktformular ist ein Anwalt meist übertrieben. Bei einem Online-Shop mit Zahlungsdienstleistern, Newsletter-Versand und Tracking-Tools kann sich die fachkundige Prüfung jedoch lohnen. Hier lauern mehr rechtliche Fallstricke.
Zeitaufwand realistisch einschätzen
Der Generator-Anbieter verspricht, dass Sie die Datenschutzerklärung in wenigen Minuten erstellen können. Das stimmt für den reinen Ausfüllvorgang: Sie beantworten Fragen zu Ihrer Website, klicken die verwendeten Dienste an und erhalten das fertige Dokument. Die Vorbereitung dauert jedoch länger, als die Werbung vermuten lässt. Bevor Sie den Generator starten, sollten Sie wissen, welche Tools und Dienste Sie tatsächlich einsetzen. Dazu gehören:
- Web-Analyse-Dienste wie Google Analytics oder Matomo
- Cookie-Banner und Consent-Management-Tools
- Newsletter-Dienste wie Mailchimp oder CleverReach
- Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Stripe
- Externe Schriften, Karten oder Videos, die von anderen Servern geladen werden
- Kontaktformulare und die Speicherung der eingehenden Anfragen
Wenn Sie diese Liste nicht parat haben, müssen Sie erst Ihre Website durchgehen und notieren, was wo eingebunden ist. Das dauert je nach Umfang der Seite zwischen wenigen Minuten und mehreren Stunden. Rechnen Sie also realistisch mit einem halben Tag, wenn Sie die Erstellung zum ersten Mal machen und Ihre Website nicht allzu komplex ist. Bei einem umfangreichen Online-Shop mit vielen Drittanbietern sollten Sie einen ganzen Tag einplanen.
Planungsschritte vor der Erstellung
Die eigentliche Erstellung ist nur der letzte Schritt. Machen Sie zuerst eine kurze Bestandsaufnahme, bevor Sie den Generator oder den Anwalt beauftragen. Notieren Sie, welche personenbezogenen Daten Sie erheben, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Dazu gehören Name und E-Mail-Adresse aus dem Kontaktformular, Bestelldaten im Shop oder die IP-Adresse, die beim Besuch der Website anfällt. Diese Informationen brauchen Sie ohnehin für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Unternehmen ab einer bestimmten Größe müssen dieses Verzeichnis führen. Für kleine Betreiber reicht eine einfache Liste.
Prüfen Sie außerdem, ob Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Dienstleistern wie dem Webhoster oder dem Newsletter-Anbieter abgeschlossen haben. Ohne diesen Vertrag dürfen diese Dienstleister Ihre Daten nicht verarbeiten. Die Datenschutzerklärung muss darauf hinweisen. Die meisten seriösen Anbieter stellen den Vertrag im Kundenbereich bereit. Sie müssen ihn nur herunterladen und unterschreiben.
Laufende Kosten und Updates
Die einmalige Zahlung von 99,90 Euro deckt nur das erste Jahr ab. Der Anbieter aktualisiert die Datenschutzerklärung in diesem Zeitraum, wenn sich die Rechtslage ändert. Was nach Ablauf des Jahres passiert, geht aus den verfügbaren Informationen nicht eindeutig hervor. Üblich ist aber, dass Anbieter für die weitere Nutzung der Updates eine Verlängerungsgebühr verlangen. Planen Sie also ein, dass die Datenschutzerklärung keine einmalige Ausgabe ist, sondern in gewissen Abständen geprüft und angepasst werden muss.
Auch ohne Rechtsänderungen müssen Sie die Erklärung aktualisieren, wenn sich Ihre Website verändert, etwa weil Sie ein neues Tracking-Tool hinzufügen, den Zahlungsdienstleister ändern oder auf ein anderes Kontaktformular umstellen. Bei einem Generator ist das unkompliziert: Sie rufen das Dokument auf, ergänzen die neuen Dienste und speichern die aktualisierte Version. Bei einem Anwalt entstehen dafür zusätzliche Kosten.
Wann sich ein Generator lohnt
Ein Generator ist die richtige Wahl, wenn Sie eine überschaubare Website mit Standardfunktionen betreiben. Für eine Website mit Kontaktformular, Impressum, vielleicht einem Newsletter und einem Cookie-Banner reicht die automatisierte Lösung völlig aus. Die kostenlose Version deckt diesen Bedarf ab, solange Ihr Umsatz unter 5.000 Euro liegt. Die Premium-Version für 99,90 Euro lohnt sich, wenn Sie die Datenschutzerklärung für mehrere Websites nutzen möchten oder wenn Sie Wert auf die einjährige Aktualisierungsgarantie legen.
Ein Anwalt ist dann sinnvoll, wenn Ihre Website besonders komplex ist oder wenn Sie bereits eine Abmahnung erhalten haben. Auch wer in einer stark regulierten Branche arbeitet, etwa im Gesundheitswesen oder im Finanzbereich, sollte nicht am falschen Ende sparen. In diesen Fällen übersteigt das Haftungsrisiko die Kosten für eine anwaltliche Prüfung deutlich.