Generator oder Anwalt für die Datenschutzerklärung?

Wer eine Website, einen Onlineshop oder einen Blog betreibt, braucht eine Datenschutzerklärung. Ob ein Online-Generator ausreicht oder eine Anwältin oder ein Anwalt den Text schreiben sollte, hängt davon ab, was Ihre Website mit personenbezogenen Daten macht. Damit sind Daten gemeint, die sich einer Person zuordnen lassen. Je genauer Sie wissen, welche Daten Ihre Website erhebt und wohin sie gehen, desto leichter fällt die Entscheidung.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt eine Erklärung, die präzise, transparent und verständlich ist. Sie muss in klarer, einfacher Sprache angeben, wer für die Verarbeitung verantwortlich ist und welche Daten erhoben werden. Dazu kommen der Zweck der Verarbeitung, die gesetzliche Grundlage, die Empfänger und die Speicherdauer. Der Text muss zu Ihrer konkreten Website passen. Ein allgemeiner Mustertext reicht nicht.

Was die Erklärung leisten muss

Die DSGVO schreibt vor, dass Sie die Personen, deren Daten Sie verarbeiten, zum Zeitpunkt der Datenerhebung über die Verarbeitung informieren. Dazu gehören Angaben zur verantwortlichen Stelle, zu Zwecken und gesetzlichen Grundlagen sowie zu Empfängern und Speicherfristen. Hinzu kommen die Rechte dieser Personen und, falls zutreffend, Übermittlungen in Länder außerhalb der EU. Welche Angaben im Einzelfall nötig sind, hängt von der tatsächlichen Verarbeitung ab.

Ein häufiger Fehler ist, eine möglichst lange und juristisch klingende Erklärung zu veröffentlichen, ohne zu prüfen, ob sie zur eigenen Website passt. Die Datenschutzkonferenz, der Zusammenschluss der deutschen Aufsichtsbehörden, weist in ihrer Orientierungshilfe für digitale Dienste darauf hin, dass Websites und Apps häufig Dienste von Drittanbietern einbinden, also Dienste, die andere Unternehmen bereitstellen. Eingebundene Schriften, Skripte, Karten, Videos oder Social-Media-Inhalte können personenbezogene Daten an den Server des jeweiligen Anbieters übermitteln. Wenn Sie solche Dienste nutzen, muss Ihre Erklärung das berücksichtigen.

Die Bestandsaufnahme zuerst

Bevor Sie sich zwischen Generator und Anwalt entscheiden, sollten Sie sich einen Überblick über Ihre Website verschaffen. Sie müssen wissen, welche Funktionen und Dienste tatsächlich laufen. Dazu gehören Formulare, Anmeldefunktionen und Newsletter-Anmeldungen. Ebenso Kontaktformulare, Kommentarfunktionen und Bewerbungswege. Außerdem sollten Sie auflisten, welche Analyse-, Werbe-, Karten-, Video- oder Chatdienste eingebunden sind und welche Daten an Ihren Hostinganbieter oder andere Dienstleister gehen. Der Hostinganbieter ist das Unternehmen, das Ihre Website im Internet bereitstellt.

Diese Bestandsaufnahme ist keine vollständige rechtliche Prüfung, aber sie zeigt, ob der Fragebogen eines Generators Ihren Fall überhaupt abdecken kann. Wenn Sie nicht sicher wissen, welche Dienste auf Ihrer Website aktiv sind, hilft ein Blick in den Quellcode, also den Code, aus dem Ihre Website besteht, oder in die Cookie-Liste Ihres Browsers. Sie können auch die Datenschutzeinstellungen Ihrer Content-Management-Systeme prüfen, also der Systeme, mit denen Sie Ihre Website verwalten. Dort sehen Sie, welche Plugins und Tracking-Tools installiert sind. Tracking-Tools sind Werkzeuge, die das Verhalten von Besuchern aufzeichnen.

Wann ein Generator ausreicht

Ein Generator kann eine sinnvolle Lösung sein, wenn Ihre Website überschaubar ist und Sie die eingesetzten Dienste genau kennen. Die meisten Generatoren führen Sie durch einen Fragebogen und setzen aus Ihren Antworten einen Text zusammen. Sie müssen die Fragen zu Daten, Empfängern, Zwecken und Speicherfristen zuverlässig beantworten können. Wenn Sie das können, spricht nichts dagegen, einen Generator zu nutzen.

Achten Sie bei der Auswahl darauf, ob der Generator Ihren konkreten Fall abdeckt. Ein Muster, das nur für einfache Websites ohne Cookies, Kontaktformulare oder Social-Media-Plugins gedacht ist, reicht für einen Onlineshop mit Newsletter und Tracking nicht aus. Prüfen Sie außerdem, ob der Anbieter Updates anbietet, wenn sich die Gesetzeslage ändert, und welche Bedingungen für Haftung gelten. Anbieter, die mit Formulierungen wie "DSGVO-sicher" oder "abmahnsicher" werben, können Ihnen keine Garantie geben. Solche Versprechen ersetzen weder die eigene Prüfung der Produktbedingungen noch die Kontrolle der tatsächlichen Einstellungen Ihrer Website.

Wann eine anwaltliche Prüfung sinnvoll ist

Eine individuelle Prüfung durch eine Anwältin oder einen Anwalt lohnt sich, wenn Sie nicht sicher überblicken, welche Daten Ihre Website erhebt und wohin sie gehen. Das ist häufig der Fall, wenn eine Plattform oder ein Shop mehrere Funktionen verbindet oder Sie Nutzerkonten anbieten. Gleiches gilt, wenn Sie umfangreiches Tracking einsetzen, sensible Daten verarbeiten oder Daten in Länder außerhalb der EU übermitteln. Auch wenn mehrere Stellen, die gemeinsam für die Verarbeitung verantwortlich sind, Daten verarbeiten, wird die Lage komplexer.

Beim Beauftragen sollten Sie den Umfang konkret klären. Fragen Sie, ob nur der Text überarbeitet wird oder ob die Website und die eingebundenen Dienste untersucht werden. Klären Sie, welche Informationen Sie liefern müssen, ob Aktualisierungen im Preis enthalten sind und ob die Kanzlei für Fehler haftet und was diese Haftung abdeckt. Eine Kanzlei, die einen Prüfscan anbietet, also eine automatische Prüfung Ihrer Website, verspricht damit zunächst nur diese Leistung. Ob sie für Ihren Fall ausreicht, müssen Sie im konkreten Auftrag und Vertrag klären.

Die Mischformen auf dem Markt

Neben Generatoren, die Sie selbst bedienen, und individuellen Aufträgen an eine Kanzlei gibt es Angebote, die einen automatisierten Fragebogen mit Textbausteinen kombinieren, die Anwälte erstellt haben. Manche Anbieter werben mit automatischen Updates und Haftung für die bereitgestellten Rechtstexte. Solche Mischformen können eine gute Lösung sein, wenn Sie die Struktur eines Generators schätzen, aber juristische Überarbeitung und laufenden Service wünschen.

Die konkreten Preise und Leistungen sind jedoch Anbieterangaben, keine allgemeinen Marktpreise. Ein Anbieter nennt für sein Geschäftskundenangebot 99,90 Euro netto pro Jahr mit Zugang zu Updates und zusätzlichen Modulen. Ein anderer wirbt mit einer großen Anzahl anwaltlich erstellter Module. Diese Angaben sagen nichts darüber aus, ob das jeweilige Produkt zu Ihrer Website passt. Prüfen Sie vor dem Kauf die Vertragsbedingungen und vergleichen Sie, welche Module und Updates tatsächlich enthalten sind.

Die Grenzen von Mustern und Vorlagen

Auch Muster von Aufsichtsbehörden sind keine universellen fertigen Texte. Die Datenschutzaufsicht Nordrhein-Westfalen stellt ein Muster für Datenschutzhinweise für einfache Websites nicht-öffentlicher Stellen bereit. Damit sind Websites gemeint, die nicht von Behörden betrieben werden. Dieses Muster stammt aus dem Jahr 2019 und ist ausdrücklich auf einfache Websites ohne zusätzliche Funktionen bezogen. Wenn Ihre Website Cookies, aktive Inhalte, Kontaktformulare, Kommentare oder Social-Media-Plugins nutzt, müssen Sie die Hinweise ergänzen.

Ein weiterer Punkt betrifft die Technik hinter Ihrer Website. Eine Datenschutzerklärung ist nicht dasselbe wie eine vollständige technische oder rechtliche Prüfung. In Deutschland regelt § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG), dass das Speichern von Informationen auf Ihrem Gerät oder der Zugriff darauf grundsätzlich eine Einwilligung erfordert. Es gibt Ausnahmen für die Nachrichtenübertragung und für Vorgänge, die unbedingt nötig sind. Eine passende Datenschutzerklärung allein beantwortet also nicht, ob Ihr Cookie-Banner oder eine konkrete Einbindung rechtmäßig umgesetzt ist.

Bestandsaufnahme als Ausgangspunkt

Sind Sie noch unsicher, ob Generator oder Anwalt der richtige Weg ist, beginnen Sie mit der Bestandsaufnahme Ihrer Website. Notieren Sie alle Funktionen und Dienste, die Sie kennen, und welche Daten dabei verarbeitet werden. Stellt sich danach heraus, dass der Fragebogen eines Generators Ihren Fall abdecken kann, probieren Sie einen Generator aus und prüfen Sie das Ergebnis sorgfältig. Wenn Sie Lücken entdecken oder unsicher bleiben, ist eine fachkundige Prüfung der sinnvollere nächste Schritt.

Nach der Veröffentlichung endet die Arbeit nicht. Ändert sich Ihre Website, etwa durch neue Plugins, Tracking-Tools oder Formulare, müssen Sie prüfen, ob die Datenschutzerklärung noch stimmt. Auch Gesetzesänderungen können Anpassungen nötig machen. Die Verantwortung für die Aktualität liegt bei Ihnen, egal ob Sie einen Generator oder eine Kanzlei genutzt haben.